Bentuk
komunikasi lewat e-mail berbeda dengan bentuk komunikasi biasa yang kita kenal
selama ini. Komunikasi biasa mempunyai etika sendiri, demikian pula
berkomunikasi dengan e-mail. Beberapa etika mengirim e-mail yang perlu kita
terapkan adalah sebagai berikut :
1. Salam Pembuka
Ada baiknya e-mail yang
dikirimkan disertai dengan salam pembuka. Salam pembuka dapat berupa formal
ataupun tidak formal, tergantung pada penerima e-mail. Salam pembuka kepada
teman, guru, orang yang pantas di hormati tentu saja berbeda.
2. Langsung ke pokok pembicaraan
Membaca e-mail yang terlalu panjang dapat membosankan.
Karena itu, usahakan agar e-mail yang
kita tulis tepat pada sasaran dan tidak bertele-tele, sehingga tidak terlalu
panjang.
3. Selalu gunakan subjek atau judul yang sesuai
Subjek atau judul yang sesuai akan memudahkan penerima
e-mail menangkap informasi yang ingin kita sampaikan karena judul e-mail akan
langsung membuka pikiran penerima akan topic yang kita bahas.
4. Hormati privasi orang lain
Hormati juga alamat e-mail mereka. Bila kita sedang mengririm
e-mail ke sejumlah orang yang mungkin
satu sama lain tidak saling kenal, gunakan “BCC” atau “Blind
Carbon Copy” agar alamat-alamat e-mail mereka tidak saling diketahui. Sebagina
orang tidak suka kalau alamat e-mailnya kita berikan kepada orang lain
sekalipun tidak sengaja.
5. Gunakan huruf kapital seperlunya
Dalam menulis e-mail, kita tidak boleh menggunakan huruf capital
semua. Menulis dengan mengaktifkan huruf besar (tombol Caps Lock) dapat
diartikan sebagai pertanda kemarahan atau kita sedang berteriak-teriak. Karena
itu gunakan huruf capital seperlunya.
6. Hati-hati bila menggunakan singkatan dan ikon emosi
Kita perlu berhati-hati menggunakan singkatan-singkatan
dan ikon emosi (emoticon). Belum tentu penerima e-mail mengerti apa yang kita
maksudkan. Terlebih jika kita mengirimkan e-mail untuk urusan resmi. Kesalahan
pengertian dari penerima e-mail akan merugikan kita sendiri.
Sekian, mudah-mudahan bermanfaat.
Terima Kasih, Salam.
